Selasa, 01 November 2016

UJIAN PENGESAHAN KUMPULAN (UPK)

A.     Pengertian

Uji Pengesahan Kumpulan (UPK) adalah tahap akhir dalam pengendalian kualitas dari Kumpulan yang diusulkan. Quality control berarti memastikan bahwa semua anggota memenuhi kriteria kelayakan, memiliki pemahaman yang baik tentang tujuan dan prosedur program, memahami dan setuju untuk melaksanakan kewajiban mereka. Uji pengesahan kumpulan harus menilai pemahaman anggota Kumpulan 'tanggung jawab mereka dan aturan program. Penekanannya harus pada bertanya "mengapa", lebih dari "apa," karena ini adalah lebih dari tes memori.
UPK adalah tahap terakhir dari pembentukan Kumpulan dan dilakukan secara lisan. Ini harus dilakukan oleh seorang staf senior, seperti Branch Manager, Area Manager atau lebih tinggi, jika perlu. Ini harus dilakukan di hadapan Center Manager dan di lokasi di mana Rembug Pusat akan diadakan.

B.     Tujuan

ü  Menentukan apakah calon anggota memenuhi persyaratan untuk pembentukan Kumpulan dan memberi  mereka pertanyaan apakah mereka saling mengenal.
ü  Tentukan pengetahuan dan pemahaman, dan kesepakatan mereka dengan, tujuan dan aturan PPMK.
ü  Mendapatkan reaksi dari calon anggota Kumpulan tentang apa yang menarik mereka ke PPMK dan bagaimana hal itu bisa dibuat lebih menarik.
ü  Verifikasi catatan kehadiran selama LWK dengan memeriksa tanda tangan mereka dalam daftar hadir.

C.      Hasil

Petugas penguji harus mengumumkan hasil UPK segera setelah ujian. Kumpulan yang tidak lulus uji pengesahan harus menjalani pelatihan lebih lanjut seperti yang ditentukan oleh staf senior yang melakukan tes. Staf harus menjelaskan mengapa Kumpulan tidak diakui dan mendorong Kumpulan untuk melanjutkan pelatihan lebih lanjut sampai lulus. Petugas penguji harus menjelaskan kepada Center Manager apa adanya kelemahan dalam proses pelatihan atau anggota-seleksi dan bagaimana mereka dapat diatasi.
Setelah Kumpulan melewati Ujian Pengesahan Kumpulan berarti anggota telah diakui sebagai keluarga besar Koperasi Syariah bmt itQan. Ini membuka jalan bagi anggotanya untuk menerima pembiayaan pertama mereka.

D.     Batas Jumlah Kumpulan

Jumlah kumpulan yang direkomendasikan minimal tiga kumpulan pada saat UPK. Dengan begitu akan lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan rembug pusat nantinya.

VII.                 PEMBENTUKAN REMBUG PUSAT (RP)

Rembug  Pusat memiliki tujuan umum berikut:

1)       Untuk membuat kekuatan sosial di antara anggota

2)       Untuk memberikan lembaga mekanisme kontrol yang memadai atas pertemuan Pusat

3)       Untuk menciptakan rasa disiplin, sikap dan semangat kerja sama (antara satu sama lain dan di dalam RP) yang memungkinkan anggota untuk mengambil keuntungan penuh dari peluang yang diciptakan oleh lembaga 

 untuk membawa perubahan terhadap kondisi sosial ekonomi mereka

4)       Untuk menciptakan rasa tanggung jawab di antara para anggota dan Kumpulan sehingga mereka tidak melanggar aturan dan peraturan lembaga 

5)       Untuk memotivasi dan menciptakan peluang baru untuk melatih anggota, mengidentifikasi inisiatif bersama, dan membantu meningkatkan keterampilan dan efisiensi dalam perdagangan yang berbeda

6)       Untuk memberikan kontribusi pada efisiensi operasional program sehingga biaya lebih rendah.

7)       Untuk melayani/ sebagai tempat untuk menyelesaikan masalah sosial local

8)       Untuk melayani/ sebagai forum untuk pemberdayaan anggota melalui peluang untuk peran kepemimpinan, serta membuat keputusan bersama

9)       Untuk melayani/ sebagai filter pertanggungjawaban penyaluran kredit kepada anggota dan untuk pengumpulan pembayaran dan tabungan dari anggota

A.     Pentingnya Rembug Pusat

Rembug Pusat adalah unit operasional utama Koperasi Syariah bmt itQan. Hal ini umumnya awalnya dibentuk dengan minimal tiga Kumpulan atau lima belas anggota. Tergantung pada permintaan dan ruang yang tersedia, dari waktu ke waktu bahkan dapat mencakup hingga 5 atau bahkan 8 Kumpulan. Dan tetap memastikan bahwa pertemuan Rembug Pusat yang efisien dan dapat dikelola.
Rembug  Pusat adalah tempat di mana sebagian besar transaksi Koperasi Syariah bmt itQan berlangsung, termasuk koleksi pembayaran mingguan, tabungan, pengajuan pembiayaan dan diskusi topik sosial atau motivasi anggota. Dalam sistem PPMK, Rembug Pusat memainkan peran penting dalam keberhasilan program.
Selama
Rembug  Pusat, anggota tidak hanya melakukan transaksi keuangan yang dijadwalkan dengan staf program, tetapi juga berinteraksi satu sama lain, saling bertukar pikiran dan mencari solusi untuk masalah-masalah pribadi, masyarakat dan kelembagaan.

B.     Tugas Dari Rembug Pusat

Koperasi Syariah bmt itQan menciptakan kesempatan bagi para anggotanya untuk menikmati masa depan yang aman secara finansial. Tugas utama Rembug  Pusat adalah untuk memastikan bahwa anggotanya mengamankan peluang ini dengan menanamkan dalam diri mereka visi yang tepat dari tujuan ini, menghormati disiplin dan penciptaan lingkungan kepatuhan dalam aturan Koperasi Syariah bmt itQan.
Rembug  Pusat harus waspada terhadap kasus-kasus di mana anggota yang lengah dari transaksi, melanggar aturan atau mengorbankan tugas Kumpulan mereka. Koperasi Syariah bmt itQan administrasi menganggap tugas mereka untuk menunjukkan kepada anggota Rembug Pusat penggunaan yang tepat dari dana pembiayaan dan metode pembayaran pembiayaan. Semua perselisihan dan kesalahpahaman antara anggota Rembug Pusat akan diselesaikan dalam Rembug Pusat. Ini akan menciptakan lingkungan kerja yang stabil melalui penilaian yang adil terhadap sengketa yang muncul di Rembug Pusat.
Semua ketua Kumpulan di Rembug Pusat yang harus memelihara komunikasi rutin dengan staf bmt dan harus meminta bantuan bmt dalam menjaga proses pembiayaan berjalan lancar.

C.      Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan

Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membentuk sebuah Rembug Pusat di suatu masyarakat. Berikut ini termasuk :
ü  Persentase pengontrak di daerah
ü  Gaya hidup dan pekerjaan dari orang-orang
ü  Kegiatan LSM yang berorientasi pembangunan lainnya dan lembaga keuangan
ü  Jarak dari kantor cabang terdekat dan sistem komunikasi
ü  Keinginan calon anggota pengontrak lokal untuk berpartisipasi dalam program ini
ü  Kondisi ekonomi dan sosial daerah yang diusulkan
ü  Lingkungan politik dan sikap keagamaan masyarakat di daerah tersebut, serta keamanan secara keseluruhan

D.     Memperbaiki Waktu Dan Lokasi

Anggota harus memilih hari yang tetap, waktu dan tempat yang cocok untuk pertemuan mingguan mereka. Lokasi harus  mudah diakses dan nyaman untuk menghadiri. Seorang Center Manager umum membawahi empat Rembug Pusat  sehari, dimulai pukul 8 pagi. Waktu Rembug Pusat harus dioptimalkan di pagi hari, berkaitan dengan keamanan transaksi dan efektivitas waktu Center Manager.
Pertemuan Rembug Pusat tidak berlangsung lebih dari 30 menit, jumlah waktu yang sama harus disisihkan antara akhir satu Rembug Pusat dan awal Rembug Pusat berikutnya. Yang memberikan Center Manager waktu untuk menangani setiap masalah yang muncul dalam Rembug Pusat mereka, tanpa terlambat ke Rembug Pusat berikutnya. Ini juga menyediakan waktu untuk melakukan kunjungan rutin untuk usaha anggota. Bagaimanapun pengawasan harus dilakukan untuk memastikan kualitas Rembug Pusat, disiplin di Rembug Pusat, tidak masalah ketika durasi pertemuan dipersingkat.

E.      Tempat

Tempat Rembug Pusat memainkan peran penting dalam program kredit mikro seperti yang digunakan untuk berbagai kegiatan. Sebuah Rembug Pusat permanen menumbuhkan disiplin suara, persatuan, integritas dan solidaritas anggota. Mencari tempat yang tepat untuk mengadakan pertemuan mingguan bisa menjadi suatu tantangan. Hal ini sangat penting bahwa ada cukup ruang untuk semua anggota untuk duduk dengan nyaman dan dalam urutan yang benar dalam Kumpulan mereka. Jika tidak, itu bisa sangat sulit untuk mempertahankan kehadiran yang baik dan partisipasi anggota. Selain itu, adalah penting bahwa Rembug Pusat diadakan di tempat yang aman dan tenang dan bukan di tempat umum, seperti lapangan terbuka, warung atau dipinggir jalan. Kami ingin semua anggota senyaman mungkin. Jika rasa aman tumbuh, begitu pula potensi mereka untuk pemberdayaan.
Rembug Pusat dilaksanakan  di rumah salah satu anggota yang memiliki tempat yang cukup untuk semua anggota duduk dan nyaman. Pastikan tempat rembug pusat tidak dipakai secara permanen tetapi dapat dipindahkan ke rumah anggota yang lain setelah minimal 6 bulan ditempat yang sama.

F.      Prosedur Dan Agenda

Semua kegiatan dari PPMK  terjadi pada pertemuan mingguan (Rembug Pusat). Setiap minggu, pada hari dan waktu yang ditetapkan, semua anggota Kumpulan harus menghadiri Rembug Pusat. Rembug Pusat harus dilakukan dengan cara seperti bisnis dan harus mengikuti agenda yang ditetapkan. Ingat bahwa durasi Rembug Pusat tidak boleh melebihi 30 menit, Rembug Pusat saring kesabaran anggota dan bahkan dapat memicu penarikan mereka dari program ini. Oleh karena itu, Center Manager dan Ketua Rembug Pusat harus terorganisasi dengan baik dan efisien dalam mengelola Rembug Pusat.
Berikut ini adalah komponen kunci dari Rembug Pusat dalam PPMK (untuk urutan dapat dipelajari “Mekanisme Rembug Pusat”). Aturan perilaku dan tanggung jawab dari masing-masing anggota harus jelas dan konsisten.

1.      Kehadiran  Tepat  Waktu

Ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat harus sadar dan mengambil langkah-langkah sebelum memulai setiap Rembug Pusat untuk memastikan semua anggota hadir. Setidaknya lima menit sebelum Rembug Pusat dimulai Center Manager harus tiba di Rembug Pusat dan segera memulai ketika sudah waktunya. Kunci untuk mempertahankan disiplin kredit yang baik terletak pada desakan untuk meningkatkan kehadiran dalam pertemuan mingguan. Kehadiran harus dicatat di daftar hadir Rembug Pusat. Catatan kehadiran anggota harus dipertimbangkan ketika ia mengajukan pembiayaan baru. Sebuah program reward dapat mengenali para anggota yang menghadiri pertemuan mingguan secara teratur dan tepat waktu.
Sementara itu adalah praktek yang baik untuk menuntut kehadiran yang teratur, diutamakan berlaku bagi anggota yang mengalami kesulitan membayar angsuran. Biasanya anggota yang kesulitan dalam membayar angsuran sering menghindari pertemuan dan akan memperburuk masalah, sebagai Kumpulan dan anggota Rembug Pusat tidak dapat mengetahui situasi dan membantu dengan solusi. Hal ini sangat disarankan agar Center Manager dan anggota bekerja sama untuk menetapkan kebijakan wajib hadir di Rembug Pusat.

2.      Pengaturan Duduk Di Rembug Pusat

Koperasi Syariah bmt itQan percaya bahwa tempat duduk yang tepat juga merupakan elemen penting untuk menciptakan Rembug Pusat disiplin. Anggota memperoleh disiplin dengan duduk di tempat yang sama di setiap pertemuan. Idealnya, anggota harus duduk dalam formasi U-bentuk. Center Manager harus duduk menghadap para anggota. Meskipun mungkin tampak membosankan pada awalnya, tapi jika ini dilakukan  dari awal dapat sangat berkontribusi terhadap disiplin Rembug Pusat keseluruhan.

3.      Absensi Kehadiran

Center Manager memeriksa kehadiran anggota pada daftar absen anggota. Kontrol yang ketat dari kehadiran dan catatan dari daftar absen merupakan aspek penting dari disiplin kredit. Kurangnya kontrol terhadap kehadiran akan berdampak buruk pada disiplin Rembug Pusat dan akan membuang – buang waktu.

4.      Formal saat memulai


Meminta izin untuk memulai pertemuan kepada ketua Rembug Pusat. Dimulai dengan ikrar staf dan anggota dan diakhiri dengan doa. Aspek penting dari ritual ini adalah bahwa ada cara formal dan bermakna untuk memulai dan menutup setiap pertemuan, di bawah kepemimpinan dan tanggung jawab Ketua Rembug Pusat. Berikut ikrar staf , ikrar anggota dan doa :

Ikrar Staf
Kami diamanahkan untuk membantu anggota  yang sanggup berusaha dan mempunyai usaha yang halal tanpa membedakan agama, suku, dan faham politik. Dalam tugas ini kami tidak dibenarkan menerima materi apapun dari anggota
“Allah  menjadi saksi atas apa yang kami ucapkan dan kami lakukan”
Ikrar Anggota
Adalah Menjadi Tanggung Jawab Kami :
1.   Berusaha menambah rezeki
2.   Membantu anggota Kumpulan dan Rembug Pusat apabila mereka dalam kesulitan
3.   Menggunakan pembiayaan dari BMT ITQAN untuk meningkatkan pendapatan keluarga
4.   Mendorong anak – anak untuk terus bersekolah
5.   Membayar kembali pembiayaan setiap minggu
“Allah menjadi saksi apa yang kami ucapkan dan yang kami lakukan”

5.      Pembiayaan, Margin, Bagi Hasil Dan Simpanan

ü  Ketua Kumpulan sudah mengumpulkan angsuran sebelum diserahkan ke CM. Total angsuran dapat dikurangi penarikan SiRELA salah satu anggota kumpulan.
ü  Jika uang belum rapih atau belum cukup kembalikan kepada ketua kumpulan
ü  Catat angsuran dan penarikan SiRELA pada DTRP
ü  Serahkan sisa uang angsuran / tabungan atau catat dahulu jika belum dapat dikembalikan

6.      Proses Pengajuan Pembiayaan

ü  Pastikan semua anggota kumpulan yang mengajukan hadir di RP dan tidak ada anggota RP yang menunggak.
ü  Anggota menyerahkan Formulir UK yang sudah di tandatangan oleh suami anggota dan telah menuliskan besar pengajuan pada formulir pengajuan yang sudah ditandatangani 4 anggota kumpulan, Ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat . Serta dilengkapi dengan FC KTP anggota, FC KTP suami anggota, FC Kartu Keluarga / FC Surat Nikah .
ü  Anggota berdiri menyebutkan nama, nama suami, besar pengajuan, tujuan penggunaannya, jangka waktu dan besar angsurannya

7.      Proses Dropping Pembiayaan

ü  Pastikan semua anggota kumpulan yang akan droping hadir di RP dan tidak ada anggota RP yang menunggak.
ü  Akad pembiayaan dibacakan dengan jelas (per orang atau kolektif)
ü  Uang diserahkan setelah anggota dan saksi - saksi menandatangani  Akad pembiayaan.
ü  Anggota diminta menyetor 5% dari pembiyaan sambil menyerahkan kartu angsuran

8.      Diskusi Dan Motivasi

Center Manager harus mendiskusikan masalah dengan anggota, termasuk aktivitas pembiayaan, disiplin kredit, disiplin Rembug Pusat dan pendidikan anak-anak mereka. Melakukan hal dapat mengidentifikasi untuk CM serangkaian masalah yang mungkin memerlukan lebih banyak fokus selama diskusi dan dapat dibahas lebih sering. Setiap minggu, setidaknya satu masalah yang harus dibahas oleh CM selama lima sampai 10 menit.

G.     Pemilihan Anggota Untuk Posisi Ketua Rembug Pusat

Setiap anggota dalam PPMK memiliki tugas dan tanggung jawab. Pentingnya tanggung jawab ini adalah dua kali lipat : untuk memberdayakan dan mendorong perempuan untuk menjadi pemimpin yang aktif dalam perkembangan mereka, dan untuk mendukung fungsi efisien dan tepat. Dalam PPMK, setiap lima anggota memilih satu Ketua Kumpulan. Setiap Rembug Pusat (terdiri dari sebanyak  3 hingga 8 Kumpulan) memilih satu Ketua Rembug Pusat atau pemimpin. Para pemimpin umumnya dipilih untuk jangka waktu satu tahun. Kemudian pemilihan kembali setelah satu tahun kemudian.

H.     Tugas Dan Tanggung Jawab

Setiap anggota bmt itQan, ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat serta anggota biasa memiliki tanggung jawab tertentu. Tugas dan tanggung jawab harus ditinjau selama Latihan Wajib Kumpulan, dan harus ditindaklanjuti dan diberlakukan di setiap Rembug Pusat, Cabang maupun Area.

1.      Tugas Anggota

ü    Wajib hadir tepat waktu setiap minggu
ü    Membayar angsuran setiap minggu
ü    Membayar Simpanan Wajib
ü    Siap Tanggung Renteng
ü    Memanfaatkan pembiayaan sesuai akad pembiayaan

2.      Tugas Ketua Kumpulan

ü    Mengajak anggota kumpulan ke Rembug Pusat
ü    Mengumpulkan angsuran dan tabungan di Rembug Pusat
ü    Menandatangani formulir pengajuan
ü    Mengetahui alasan anggota tidak hadir

3.      Tugas Ketua Rembug Pusat

ü    Mengawasi penggunaan modal usaha dan menjaga  nama baik RP
ü    Membantu CM jika dalam kesulitan (yang berkaitan dengan aktivitas RP)
ü    Menandatangani formulir pengajuan

I.        Peran Center Manager

Sangat penting bahwa Center Manager mengikuti kode etik yang ketat ketika mengelola Rembug Pusat. Peran Center Manager adalah untuk memotivasi dan memberdayakan para anggota untuk mengambil tanggung jawab untuk Rembug Pusat dan kesejahteraan anggota lain. Rembug Pusat yang paling efektif adalah mereka yang telah mengembangkan disiplin yang ketat tetapi adil dari awal-dimulai dengan sesi pelatihan awal dan berkelanjutan
seluruh di Rembug Pusat. Unsur-unsur berikut sangat penting untuk pekerjaan Center Manager dalam menciptakan dan mendukung kelancaran fungsi Kumpulan dan Rembug Pusat :

1.         Menjamin kehadiran tepat waktu pada semua Rembug Pusat.

2.         Memastikan kehadiran dan ketepatan waktu dari semua anggota Rembug Pusat.

3.         Memastikan bahwa semua anggota Rembug  Pusat menandatangani daftar hadir sebelum memulai pertemuan.

4.         Mulai dan berakhir Rembug  Pusat  dengan izin dari Ketua Rembug Pusat saat ini, sesuai aturan.

5.         Membawa proposal pengajuan dari Rembug  Pusat pada waktu dan sesuai aturan.

6.         Memperpanjang segala macam kerjasama dan memberikan nasihat yang tepat mengenai pemanfaatan pembiayaan baru.

7.         Benar memeriksa penggunaan pembiayaan yang diberikan kepada anggota Rembug  Pusat.

8.         Tidak memberikan harapan palsu atau berbohong kepada anggota.

9.         Bekerja dengan kejujuran dan martabat.

10.      Memperlakukan semua anggota sama.

11.      secara terbuka membahas segala sesuatu dengan anggota untuk menghindari kesalahpahaman tentang Koperasi Syariah bmt itQan.

12.      Selalu berperilaku dengan sopan santun untuk keharmonisan Rembug Pusat

13.      Ketat Uji  kelayakan anggota bila membentuk Rembug Pusat.

14.      Upaya untuk menghindari tumpang tindih dengan lembaga-pembangunan sosial lain yang bekerja di sama
daerah. Bekerja untuk memperbaiki setiap kasus diidentifikasi tumpang tindih.

15.      Menjaga hubungan baik dengan penduduk setempat.

16.      Membantu semua anggota menyadari ikrar anggota dan doa dalam hidup mereka.

J.        Peran Manajer Cabang

Branch Manager juga memainkan peran penting dalam kelancaran fungsi Kumpulan dan Rembug Pusat. Berikut peran Branch Manager :

1.     Menjaga hubungan baik dengan berbagai instansi pemerintah dan non-pemerintah yang bekerja di daerah yang sama, serta dengan penduduk setempat.

2.     Secara teratur membuat jadwal dan kunjungan kejutan ke Rembug Pusat.

3.     Memastikan bahwa Center Manager menghadiri Rembug Pusat tepat waktu.

4.     Menjaga hubungan baik dengan semua staf cabang.

5.     Memotivasi staf cabang untuk menjaga semangat tim, saling mendukung dan kerjasama.

6.     Memastikan bahwa staf cabang benar melakukan semua tugas selama Rembug Pusat.


7.     Memotivasi staf untuk melaksanakan semua keputusan dan instruksi yang diturunkan oleh otoritas yang lebih tinggi.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar