A. Pengertian
Uji
Pengesahan Kumpulan (UPK) adalah tahap akhir dalam pengendalian kualitas dari Kumpulan
yang diusulkan. Quality control berarti memastikan bahwa semua anggota memenuhi
kriteria kelayakan, memiliki pemahaman yang baik tentang tujuan dan prosedur
program, memahami dan setuju untuk melaksanakan kewajiban mereka. Uji pengesahan
kumpulan harus menilai pemahaman anggota Kumpulan 'tanggung jawab mereka dan
aturan program. Penekanannya harus pada bertanya "mengapa", lebih
dari "apa," karena ini adalah lebih dari tes memori.
UPK adalah tahap terakhir dari pembentukan Kumpulan dan dilakukan secara lisan. Ini harus dilakukan oleh seorang staf senior, seperti Branch Manager, Area Manager atau lebih tinggi, jika perlu. Ini harus dilakukan di hadapan Center Manager dan di lokasi di mana Rembug Pusat akan diadakan.
B. Tujuan
ü
Menentukan
apakah calon anggota memenuhi persyaratan untuk pembentukan Kumpulan dan memberi
mereka pertanyaan apakah mereka saling
mengenal.
ü Tentukan pengetahuan dan pemahaman, dan kesepakatan
mereka dengan, tujuan dan aturan PPMK.
ü Mendapatkan reaksi dari calon anggota Kumpulan
tentang apa yang menarik mereka ke PPMK dan bagaimana hal itu bisa dibuat lebih
menarik.
ü
Verifikasi
catatan kehadiran selama LWK dengan memeriksa tanda tangan mereka dalam daftar
hadir.
C. Hasil
Petugas penguji harus mengumumkan hasil UPK segera setelah ujian. Kumpulan yang tidak lulus uji pengesahan harus menjalani pelatihan lebih lanjut seperti yang ditentukan oleh staf senior yang melakukan tes. Staf harus menjelaskan mengapa Kumpulan tidak diakui dan mendorong Kumpulan untuk melanjutkan pelatihan lebih lanjut sampai lulus. Petugas penguji harus
menjelaskan kepada Center Manager apa adanya kelemahan dalam proses pelatihan atau anggota-seleksi dan bagaimana mereka dapat diatasi.
Setelah Kumpulan melewati Ujian Pengesahan Kumpulan berarti anggota telah diakui sebagai keluarga besar
Koperasi Syariah bmt itQan. Ini membuka jalan bagi anggotanya untuk menerima pembiayaan pertama mereka.
D. Batas
Jumlah Kumpulan
Jumlah kumpulan yang
direkomendasikan minimal tiga kumpulan pada saat UPK. Dengan begitu akan lebih
efektif dan efisien dalam pengelolaan rembug pusat nantinya.
VII.
PEMBENTUKAN REMBUG PUSAT (RP)
Rembug Pusat memiliki tujuan umum berikut:
1) Untuk membuat kekuatan sosial di antara anggota
2) Untuk memberikan lembaga mekanisme kontrol yang memadai atas pertemuan Pusat
3) Untuk menciptakan rasa disiplin, sikap dan semangat kerja sama (antara satu sama lain dan di dalam RP) yang memungkinkan anggota untuk mengambil keuntungan penuh dari peluang yang diciptakan oleh lembaga
untuk
membawa perubahan terhadap kondisi sosial ekonomi mereka
4) Untuk menciptakan rasa tanggung jawab di antara para anggota dan Kumpulan sehingga mereka tidak melanggar aturan dan peraturan lembaga
5)
Untuk memotivasi dan menciptakan peluang baru untuk melatih anggota, mengidentifikasi inisiatif bersama, dan membantu meningkatkan keterampilan dan efisiensi dalam perdagangan yang berbeda
6)
Untuk memberikan kontribusi pada efisiensi operasional program sehingga biaya lebih rendah.
7)
Untuk melayani/ sebagai tempat untuk menyelesaikan masalah sosial local
8)
Untuk melayani/ sebagai forum untuk pemberdayaan anggota melalui peluang untuk peran kepemimpinan, serta membuat keputusan bersama
9) Untuk melayani/ sebagai filter pertanggungjawaban penyaluran kredit kepada anggota dan untuk pengumpulan pembayaran dan tabungan dari anggota
A.
Pentingnya Rembug Pusat
Rembug Pusat adalah unit operasional utama Koperasi Syariah bmt itQan. Hal ini umumnya awalnya dibentuk dengan minimal tiga Kumpulan atau lima belas anggota. Tergantung pada permintaan dan ruang yang tersedia, dari waktu ke waktu bahkan dapat mencakup hingga 5 atau bahkan 8 Kumpulan. Dan tetap memastikan bahwa pertemuan Rembug Pusat yang efisien dan dapat dikelola.
Rembug Pusat adalah tempat di mana sebagian besar transaksi Koperasi Syariah
bmt itQan berlangsung, termasuk
koleksi pembayaran mingguan, tabungan, pengajuan pembiayaan dan diskusi topik
sosial atau motivasi anggota. Dalam sistem PPMK, Rembug Pusat memainkan peran penting dalam keberhasilan
program.
Selama Rembug Pusat, anggota tidak hanya melakukan transaksi keuangan yang dijadwalkan dengan staf program, tetapi juga berinteraksi satu sama lain, saling bertukar pikiran dan mencari solusi untuk masalah-masalah pribadi, masyarakat dan kelembagaan.
Selama Rembug Pusat, anggota tidak hanya melakukan transaksi keuangan yang dijadwalkan dengan staf program, tetapi juga berinteraksi satu sama lain, saling bertukar pikiran dan mencari solusi untuk masalah-masalah pribadi, masyarakat dan kelembagaan.
B. Tugas
Dari Rembug Pusat
Koperasi Syariah
bmt itQan menciptakan kesempatan
bagi para anggotanya untuk menikmati masa depan yang aman secara finansial.
Tugas utama Rembug Pusat adalah untuk memastikan bahwa anggotanya mengamankan peluang ini
dengan menanamkan dalam diri mereka visi yang tepat dari tujuan ini,
menghormati disiplin dan penciptaan lingkungan kepatuhan dalam aturan Koperasi Syariah
bmt itQan.
Rembug Pusat harus waspada terhadap kasus-kasus di mana anggota yang lengah
dari transaksi, melanggar aturan atau mengorbankan tugas Kumpulan mereka. Koperasi Syariah
bmt itQan administrasi menganggap
tugas mereka untuk menunjukkan kepada anggota Rembug Pusat penggunaan yang tepat dari dana pembiayaan
dan metode pembayaran pembiayaan. Semua perselisihan dan kesalahpahaman antara
anggota Rembug Pusat akan diselesaikan dalam Rembug Pusat. Ini akan menciptakan lingkungan kerja yang
stabil melalui penilaian yang adil terhadap sengketa yang muncul di Rembug Pusat.
Semua ketua Kumpulan di Rembug Pusat yang harus memelihara komunikasi rutin dengan
staf bmt dan harus meminta bantuan bmt dalam menjaga proses pembiayaan berjalan
lancar.
C. Faktor
Yang Perlu Dipertimbangkan
Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam membentuk sebuah Rembug Pusat di suatu masyarakat. Berikut ini termasuk :
ü Persentase pengontrak di daerah
ü Gaya hidup dan pekerjaan dari orang-orang
ü Kegiatan LSM yang berorientasi pembangunan lainnya
dan lembaga keuangan
ü Jarak dari kantor cabang terdekat dan sistem
komunikasi
ü Keinginan calon anggota pengontrak lokal untuk
berpartisipasi dalam program ini
ü Kondisi ekonomi dan sosial daerah yang diusulkan
ü Lingkungan politik dan sikap keagamaan masyarakat
di daerah tersebut, serta keamanan secara keseluruhan
D. Memperbaiki
Waktu Dan Lokasi
Anggota harus memilih hari yang tetap, waktu dan tempat yang cocok untuk pertemuan mingguan mereka. Lokasi harus mudah diakses dan nyaman untuk menghadiri. Seorang Center Manager umum membawahi empat Rembug Pusat sehari, dimulai pukul 8 pagi. Waktu Rembug Pusat harus dioptimalkan
di pagi hari, berkaitan dengan keamanan transaksi dan efektivitas waktu Center
Manager.
Pertemuan Rembug Pusat tidak berlangsung lebih dari
30 menit, jumlah waktu yang sama harus disisihkan antara akhir satu Rembug
Pusat dan awal Rembug Pusat berikutnya. Yang memberikan Center Manager waktu
untuk menangani setiap masalah yang muncul dalam Rembug Pusat mereka, tanpa
terlambat ke Rembug Pusat berikutnya. Ini juga menyediakan waktu untuk
melakukan kunjungan rutin untuk usaha anggota. Bagaimanapun pengawasan harus
dilakukan untuk memastikan kualitas Rembug Pusat, disiplin di Rembug Pusat,
tidak masalah ketika durasi pertemuan dipersingkat.
E. Tempat
Tempat Rembug Pusat memainkan peran penting dalam
program kredit mikro seperti yang digunakan untuk berbagai kegiatan. Sebuah Rembug
Pusat permanen menumbuhkan disiplin suara, persatuan, integritas dan
solidaritas anggota. Mencari tempat yang tepat untuk mengadakan pertemuan mingguan
bisa menjadi suatu tantangan. Hal ini sangat penting bahwa ada cukup ruang
untuk semua anggota untuk duduk dengan nyaman dan dalam urutan yang benar dalam
Kumpulan mereka. Jika tidak, itu bisa sangat sulit untuk mempertahankan
kehadiran yang baik dan partisipasi anggota. Selain itu, adalah penting bahwa Rembug
Pusat diadakan di tempat yang aman dan tenang dan bukan di tempat umum, seperti
lapangan terbuka, warung atau dipinggir jalan. Kami ingin semua anggota
senyaman mungkin. Jika rasa aman tumbuh, begitu pula potensi mereka untuk
pemberdayaan.
Rembug Pusat dilaksanakan di rumah salah satu anggota yang memiliki
tempat yang cukup untuk semua anggota duduk dan nyaman. Pastikan tempat rembug
pusat tidak dipakai secara permanen tetapi dapat dipindahkan ke rumah anggota
yang lain setelah minimal 6 bulan ditempat yang sama.
F. Prosedur
Dan Agenda
Semua kegiatan dari PPMK terjadi pada pertemuan mingguan (Rembug Pusat). Setiap minggu, pada hari dan waktu yang ditetapkan, semua anggota Kumpulan harus menghadiri Rembug Pusat. Rembug Pusat harus dilakukan dengan cara seperti bisnis dan harus mengikuti agenda yang ditetapkan. Ingat bahwa durasi Rembug Pusat tidak boleh melebihi 30 menit, Rembug Pusat saring kesabaran anggota dan bahkan dapat memicu penarikan mereka dari program ini. Oleh karena itu, Center Manager dan Ketua Rembug Pusat harus terorganisasi dengan baik
dan efisien
dalam mengelola Rembug Pusat.
Berikut ini adalah komponen kunci dari Rembug Pusat dalam PPMK (untuk urutan dapat dipelajari “Mekanisme Rembug
Pusat”). Aturan perilaku dan tanggung jawab dari masing-masing anggota harus jelas dan konsisten.
1.
Kehadiran Tepat
Waktu
Ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat harus sadar
dan mengambil langkah-langkah sebelum memulai setiap Rembug Pusat untuk
memastikan semua anggota hadir. Setidaknya lima menit sebelum Rembug Pusat
dimulai Center Manager harus tiba di Rembug Pusat dan segera memulai ketika
sudah waktunya. Kunci untuk mempertahankan disiplin kredit yang baik terletak pada desakan untuk meningkatkan kehadiran
dalam pertemuan mingguan. Kehadiran harus dicatat di daftar hadir Rembug Pusat. Catatan kehadiran anggota harus dipertimbangkan ketika ia mengajukan pembiayaan
baru. Sebuah program reward dapat mengenali para anggota yang menghadiri pertemuan mingguan secara teratur dan tepat waktu.
Sementara itu adalah praktek yang baik untuk
menuntut kehadiran yang teratur, diutamakan berlaku bagi anggota yang mengalami
kesulitan membayar angsuran. Biasanya anggota yang kesulitan dalam membayar
angsuran sering menghindari pertemuan dan akan memperburuk masalah, sebagai Kumpulan
dan anggota Rembug Pusat tidak dapat mengetahui situasi dan membantu dengan
solusi. Hal ini sangat disarankan agar Center Manager dan anggota bekerja sama
untuk menetapkan kebijakan wajib hadir di Rembug Pusat.
2.
Pengaturan Duduk Di Rembug Pusat
Koperasi Syariah bmt itQan percaya bahwa tempat duduk yang tepat juga merupakan elemen penting untuk menciptakan Rembug Pusat disiplin. Anggota memperoleh disiplin dengan duduk di tempat yang sama di setiap pertemuan. Idealnya, anggota harus duduk dalam formasi U-bentuk. Center Manager harus duduk menghadap para anggota. Meskipun mungkin tampak membosankan pada awalnya, tapi jika ini dilakukan dari awal dapat sangat berkontribusi terhadap disiplin Rembug Pusat keseluruhan.
3.
Absensi Kehadiran
Center
Manager memeriksa kehadiran anggota pada daftar absen anggota. Kontrol yang
ketat dari kehadiran dan catatan dari daftar absen merupakan aspek penting dari
disiplin kredit. Kurangnya kontrol terhadap kehadiran akan berdampak buruk pada
disiplin Rembug Pusat dan akan membuang – buang waktu.
4. Formal saat memulai
Meminta
izin untuk memulai pertemuan kepada ketua Rembug Pusat. Dimulai dengan ikrar
staf dan anggota dan diakhiri dengan doa. Aspek penting
dari ritual ini adalah bahwa ada cara
formal dan bermakna untuk memulai dan menutup setiap pertemuan, di bawah kepemimpinan dan tanggung jawab Ketua Rembug Pusat. Berikut ikrar staf , ikrar anggota dan
doa :
Ikrar Staf
Kami
diamanahkan untuk membantu anggota yang
sanggup berusaha dan mempunyai usaha yang halal tanpa membedakan agama, suku,
dan faham politik. Dalam tugas ini kami tidak dibenarkan menerima materi apapun
dari anggota
“Allah menjadi saksi atas apa yang kami ucapkan dan
kami lakukan”
Ikrar Anggota
Adalah Menjadi Tanggung Jawab Kami :
1.
Berusaha menambah rezeki
2.
Membantu anggota Kumpulan dan Rembug Pusat apabila mereka dalam
kesulitan
3.
Menggunakan pembiayaan dari BMT ITQAN untuk meningkatkan
pendapatan keluarga
4.
Mendorong anak – anak untuk terus bersekolah
5.
Membayar kembali pembiayaan setiap minggu
“Allah menjadi saksi apa yang kami
ucapkan dan yang kami lakukan”
5.
Pembiayaan, Margin, Bagi Hasil Dan Simpanan
ü Ketua
Kumpulan sudah mengumpulkan angsuran sebelum diserahkan ke CM. Total angsuran
dapat dikurangi penarikan SiRELA salah satu anggota kumpulan.
ü Jika
uang belum rapih atau belum cukup kembalikan kepada ketua kumpulan
ü Catat
angsuran dan penarikan SiRELA pada DTRP
ü Serahkan
sisa uang angsuran / tabungan atau catat dahulu jika belum dapat dikembalikan
6.
Proses Pengajuan Pembiayaan
ü Pastikan
semua anggota kumpulan yang mengajukan hadir di RP dan tidak ada anggota RP
yang menunggak.
ü Anggota
menyerahkan Formulir UK yang sudah di tandatangan oleh suami anggota dan telah
menuliskan besar pengajuan pada formulir pengajuan yang sudah ditandatangani 4
anggota kumpulan, Ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat . Serta dilengkapi
dengan FC KTP anggota, FC KTP suami anggota, FC Kartu Keluarga / FC Surat Nikah
.
ü Anggota
berdiri menyebutkan nama, nama suami, besar pengajuan, tujuan penggunaannya,
jangka waktu dan besar angsurannya
7.
Proses Dropping Pembiayaan
ü Pastikan
semua anggota kumpulan yang akan droping hadir di RP dan tidak ada anggota RP
yang menunggak.
ü Akad
pembiayaan dibacakan dengan jelas (per orang atau kolektif)
ü Uang
diserahkan setelah anggota dan saksi - saksi menandatangani Akad pembiayaan.
ü Anggota
diminta menyetor 5% dari pembiyaan sambil menyerahkan kartu angsuran
8.
Diskusi Dan Motivasi
Center Manager harus mendiskusikan masalah dengan anggota, termasuk aktivitas pembiayaan, disiplin kredit, disiplin Rembug Pusat dan pendidikan anak-anak mereka. Melakukan hal dapat mengidentifikasi untuk CM serangkaian masalah yang mungkin memerlukan lebih banyak fokus selama diskusi dan dapat dibahas lebih sering. Setiap minggu, setidaknya satu masalah yang harus dibahas oleh CM selama lima sampai 10 menit.
G. Pemilihan
Anggota Untuk Posisi Ketua Rembug Pusat
Setiap
anggota dalam PPMK memiliki tugas dan tanggung jawab. Pentingnya tanggung jawab
ini adalah dua kali lipat : untuk memberdayakan dan mendorong perempuan untuk
menjadi pemimpin yang aktif dalam perkembangan mereka, dan untuk mendukung
fungsi efisien dan tepat. Dalam PPMK, setiap lima anggota memilih satu Ketua Kumpulan.
Setiap Rembug Pusat (terdiri dari sebanyak 3 hingga 8 Kumpulan) memilih satu Ketua Rembug
Pusat atau pemimpin. Para pemimpin umumnya dipilih untuk jangka waktu satu
tahun. Kemudian pemilihan kembali setelah satu tahun kemudian.
H. Tugas
Dan Tanggung Jawab
Setiap anggota bmt itQan, ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat serta anggota
biasa memiliki tanggung jawab tertentu. Tugas dan tanggung jawab harus ditinjau selama Latihan Wajib Kumpulan, dan harus
ditindaklanjuti dan diberlakukan di setiap Rembug Pusat, Cabang maupun Area.
1.
Tugas Anggota
ü Wajib hadir
tepat waktu setiap minggu
ü Membayar
angsuran
setiap minggu
ü Membayar
Simpanan Wajib
ü
Siap Tanggung Renteng
ü
Memanfaatkan pembiayaan sesuai akad pembiayaan
2.
Tugas Ketua Kumpulan
ü Mengajak anggota
kumpulan ke Rembug Pusat
ü Mengumpulkan
angsuran dan tabungan di Rembug Pusat
ü Menandatangani
formulir pengajuan
ü Mengetahui
alasan anggota tidak hadir
3.
Tugas Ketua Rembug Pusat
ü Mengawasi
penggunaan
modal usaha dan
menjaga nama baik RP
ü Membantu CM jika dalam kesulitan (yang
berkaitan dengan aktivitas RP)
ü Menandatangani
formulir pengajuan
I.
Peran Center Manager
Sangat penting bahwa Center Manager mengikuti kode etik yang ketat ketika mengelola Rembug Pusat. Peran Center Manager adalah untuk memotivasi dan memberdayakan para anggota untuk mengambil tanggung jawab untuk Rembug Pusat dan kesejahteraan anggota lain. Rembug Pusat yang paling efektif adalah mereka yang telah mengembangkan disiplin yang ketat tetapi adil dari awal-dimulai dengan sesi pelatihan awal dan berkelanjutan
seluruh di Rembug Pusat. Unsur-unsur berikut sangat penting untuk pekerjaan Center Manager dalam menciptakan dan mendukung kelancaran fungsi Kumpulan dan Rembug Pusat :
seluruh di Rembug Pusat. Unsur-unsur berikut sangat penting untuk pekerjaan Center Manager dalam menciptakan dan mendukung kelancaran fungsi Kumpulan dan Rembug Pusat :
1.
Menjamin
kehadiran
tepat waktu
pada semua Rembug Pusat.
2.
Memastikan
kehadiran dan
ketepatan waktu
dari
semua
anggota Rembug
Pusat.
3.
Memastikan
bahwa semua anggota
Rembug Pusat
menandatangani
daftar
hadir
sebelum memulai
pertemuan.
4.
Mulai
dan berakhir
Rembug Pusat
dengan
izin dari
Ketua Rembug Pusat
saat ini,
sesuai
aturan.
5.
Membawa
proposal
pengajuan dari
Rembug Pusat
pada
waktu dan
sesuai
aturan.
6.
Memperpanjang
segala macam
kerjasama dan
memberikan
nasihat yang tepat
mengenai pemanfaatan
pembiayaan baru.
7.
Benar
memeriksa
penggunaan pembiayaan yang diberikan kepada anggota
Rembug Pusat.
8.
Tidak
memberikan
harapan palsu
atau
berbohong kepada
anggota.
9.
Bekerja
dengan kejujuran
dan martabat.
10. Memperlakukan semua anggota sama.
11.
secara terbuka
membahas
segala sesuatu dengan
anggota untuk
menghindari
kesalahpahaman tentang
Koperasi
Syariah bmt itQan.
12. Selalu berperilaku dengan sopan santun untuk keharmonisan Rembug Pusat
13.
Ketat
Uji kelayakan
anggota bila
membentuk
Rembug Pusat.
14. Upaya untuk menghindari
tumpang tindih
dengan lembaga-pembangunan sosial lain yang bekerja di
sama
daerah.
Bekerja
untuk memperbaiki
setiap kasus
diidentifikasi
tumpang tindih.
15. Menjaga hubungan baik dengan
penduduk setempat.
16. Membantu semua anggota menyadari ikrar anggota dan doa
dalam hidup mereka.
J.
Peran Manajer Cabang
Branch Manager juga memainkan peran penting dalam
kelancaran fungsi Kumpulan dan Rembug Pusat. Berikut peran Branch Manager :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar