DELINQUENCY MANAGEMENT / MANAJEMEN KETERLAMBATAN

                                         A.              Pendahuluan

Biasanya dalam program kredit mikro di beberapa titik anggota akan menghadapi kesulitan dalam membayar angsuran pembiayaan. Ketika itu terjadi, anggota harus memahaminya terutama tanggung jawabnya ,  kumpulan dan Rembug Pusat harus mampu menyelesaikan masalah  dan bukan dari hanya staf program.
Ini tidak berarti bahwa organisasi tidak terlibat dalam memahami situasi dan atau dalam membimbing proses. Ini berarti bahwa ketika anggota bertemu kesulitan, anggota tidak harus mengandalkan Center Manager untuk menangani masalah.

Dari pembentukannya, Rembug Pusat harus berusaha untuk mengembangkan rasa yang kuat, arti dan tujuannya. Center Manager harus bekerja terus-menerus memberdayakan Ketua Rembug Pusat dan ketua kumpulan untuk mengambil kepemimpinan aktif dalam kesejahteraan Rembug Pusat. Dengan Rembug Pusat yang kuat, Anda akan mampu menghadapi kumpulan - kumpulan yang mungkin memiliki lebih dari satu anggota merepotkan. Jika Rembug Pusat lemah, Anda terikat untuk menghadapi banyak kesulitan.

Organisasi harus membentuk budaya tanggung jawab kolektif (tanggung renteng) serta identitas kolektif di antara para anggotanya. Mereka harus mengidentifikasi Rembug Pusat mereka sebagai "milik mereka" dan sebagai sesuatu yang harus dirawat dan dikembangkan. Ini bukan tugas yang mudah, tetapi sangat penting untuk keberlanjutan jangka panjang dan pengembangan anggotanya.

                                         B.              Konsep Solidaritas

PPMK memerlukan metodologi ketat dan disiplin yang kuat dari para anggota. Kita juga tahu bahwa, setelah dibentuk dengan benar, sistem ini dapat dipertahankan dan akan menjadi kunci keberhasilan utama PPMK. Awalnya, akan sulit untuk mendapatkan persetujuan anggota terhadap sistem. Bisa jadi banyak calon anggota yang memilih program kredit lain yang lebih mudah menurutnya. Tapi dalam jangka panjang, jika kita konsisten dan menyediakan program yang adil, transparan dan dapat diandalkan, kita akan mendapatkan apresiasi dan loyalitas anggota. Hal ini terutama terjadi di kalangan anggota yang termasuk dalam kumpulan sasaran utama, yang termiskin dari yang miskin. Salah satu aspek yang paling mendasar dari program ini adalah solidaritas, sehingga kita harus melakukan segalanya dalam kekuasaan kita untuk menciptakan dan memelihara lingkungan yang kondusif demi berfungsinya solidaritas ini. Ini berarti bahwa kumpulan harus termotivasi untuk memahami bahwa itu adalah untuk keuntungan mereka untuk menerima tanggung jawab kolektif dalam kumpulan maupun Rembug Pusat mereka. Siap mengurus anggota mereka dan untuk memastikan setiap anggota ada kemajuan. Para anggota sendiri yang memilih anggota kumpulan mereka, mereka harus mendukung mereka dalam masa sulit.

Satu hal yang pasti dari waktu ke waktu, beberapa anggota akan menghadapi tantangan dalam menghadapi arus kas mereka. Hal ini keuntungan bai  semua orang jika kumpulan dan  atau anggota Rembug Pusat dapat mendukung sesama anggota melalui kesulitan sementara dan jangka pendek. Dan organisasi memiliki kebijakan yang efektif untuk berurusan dengan tantangan jangka panjang yang dihadapi anggota.

                                         C.              Kasus Umum Keterlambatan

Adalah penting untuk menyadari bahwa ada berbagai alasan mengapa anggota tidak lancar dalam pembayarannya untuk program ini. Beberapa alasan yang umum adalah :

ü  anggota ini tidak dapat menghadiri pertemuan Rembug Pusat  dan membayar angsuran mingguan, tapi berjanji untuk menghadiri pertemuan berikut. Pada titik ini ia tampaknya memiliki masalah arus kas sementara. Seringkali hal ini terjadi dengan anggota yang menjual secara kredit atau yang telah menginvestasikan uang tetapi belum kembali.

ü  anggota memiliki masalah serius dan mengungkapkan hal ini ke kumpulan. Masalahnya adalah salah satu yang tampaknya jangka panjang dan tidak akan diselesaikan dengan pertemuan berikutnya. Ini biasanya mencakup penyakit yang serius dalam keluarga, kecelakaan, kematian atau bangkrut karena keadaan yang tak terduga.

ü  Anggota tersebut kehilangan semua aset dan modal usaha karena bencana alam / musibah dan dia tidak mampu membayar angsuran mingguan sampai dia bisa pulih dari musibahnya.

ü  anggota tersebut tidak mau membayar atau telah menghilang dari program (misalnya, pindah ke komunitas lain). Sangat jarang bahwa anggota benar-benar akan memberitahu rekan anggota kumpulan bahwa dia tidak akan membayar angsuran, tapi pada kesempatan lain ini dapat terjadi.

                                        D.              Bagaimana Deal Dengan Keterlambatan

Apapun situasinya, proses untuk berurusan dengan masalah keterlambatan adalah kumpulan dan Ketua Rembug Pusat harus mendiskusikan masalah dan menentukan solusi yang mungkin. Anggota pertama harus didorong untuk berbicara tentang situasi dan menyajikan solusi yang mungkin. (Ini adalah salah satu alasan yang sangat penting untuk selalu mendorong kehadiran, terutama bagi anggota yang mengalami kesulitan.) Kumpulan harus kemudian mendiskusikan dan menyetujui solusi yang diusulkan. Akhirnya, Ketua Rembug  Pusat harus menyetujui solusi yang diajukan atas nama Rembug Pusat. Sangat penting bahwa proses ini terjadi dan bahwa setiap kelompok mengalami masalah pembayaran didorong dan diberdayakan untuk mengembangkan solusi yang diusulkan mereka sendiri. Lembaga harus mempertimbangkan semua rekomendasi kecuali penghapusan utang apa pun.
Peran Center Manager adalah salah satu motivator dan fasilitator. CM bisa memandu diskusi dan mendorong anggota untuk menemukan solusi terbaik untuk masalah tersebut. Solusinya harus berasal dari anggota sendiri-bukan dari Center Manager. Proses ini jelas akan membutuhkan pelatihan yang signifikan dan motivasi untuk Center Manager. Tapi itu adalah proses yang diperlukan untuk berhasil mengendalikan dan mencegah kenakalan/keterlambatan.

Dalam semua kasus, solusi yang diajukan harus ditulis dan ditandatangani oleh anggota yang menghadapi masalah pembayaran, serta Ketua kumpulan, Ketua Rembug Pusat dan Center Manager. Hal ini kemudian harus diserahkan kepada Branch Manager untuk persetujuan, yang pada gilirannya harus menyerahkan kepada atasannya untuk disetujui.

Ini adalah sistem kontrol yang memungkinkan Branch Manager dan petugas pengawas untuk memantau proses dan mendokumentasikan setiap keputusan yang diambil oleh kumpulan dan kemudian disetujui oleh ketua Rembug Pusat. Jika proposal melibatkan restrukturisasi kredit, persetujuan melibatkan Area Manager dan diketahui Chief Operating Officer.

                                         E.              Manajemen Keterlambatan

Selama proses Rembug Pusat, ketika semua anggota kumpulan membayar angsuran sesuai dengan tagihan maka tidak ada keterlambatan. Tapi ketika salah satu atau lebih anggota tidak membayar atau kurang bayar angsuran, masalah terjadi. Jika anggota kumpulan dan Rembug Pusat sudah memahami tanggung jawab kolektif mereka tanpa arahan CM sekalipun, anggota kumpulan dan Rembug Pusat akan membantu anggota lain yang dalam kesulitan. Hal – hal berikut ini akan dapat meminimalisir  kemungkinan keterlambatan bahkan tidak akan ada keterlambatan jika dilakukan dengan benar :

1.       Uji Kelayakan calon anggota bersama anggota lain

2.       Latihan wajib kumpulan bagi semua calon anggota

3.       Kehadiran tepat waktu dan kehadiran penuh di Rembug Pusat

4.       Saldo minimal SiRela satu angsuran atau lebih

5.       Disiplin Rembug Pusat ditegakan

6.       Kunjungan Rembug Pusat oleh BM, AM dan Managemen

7.       Prioritas pembiayaan untuk modal usaha

8.       Verifikasi penggunaan pembiayaan

9.       Standarisasi kompetensi Staf lapangan