PENGAWASAN OPERASI LAPANGAN

                                         A.              Pendahuluan

David Gibbons, Managing Director dari proyek replikasi Grameen sukses di India, CASHPOR India, telah menyatakan berikut tentang pengawasan:

"Pengawasan staf bawahan adalah proses sentral dalam menjalankan lembaga keuangan mikro yang efektif dan efisien. Ini tidak boleh hanya diasumsikan oleh pengawas bahwa pekerjaan yang sedang dilakukan oleh staf bawahan mereka karena mereka telah diarahkan. Setiap pengawas memiliki tanggung jawab untuk memeriksa dan periksa lagi, untuk memastikan bahwa pekerjaan sedang dilakukan dengan benar. Jika supervisor tidak memeriksa pekerjaan staf bawahannya secara menyeluruh dan sering, mereka akan berasumsi bahwa dia tidak benar-benar peduli bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka. "

Pengawasan yang efektif umumnya menyiratkan:

ü  Memberikan instruksi yang jelas (tertulis, jika mungkin) kepada staf bawahan

ü  Membuat catatan petunjuk yang diberikan (misalnya , dalam agenda seseorang)

ü  Melakukan kunjungan direncanakan dan kunjungan mendadak untuk memastikan bahwa instruksi telah dilakukan seperti yang diarahkan

ü  Jika instruksi belum dilakukan sesuai petunjuk, bertanya mengapa dan membuat penyesuaian jika diperlukan

ü  Memperhatikan laporan ringkasan singkat dari kunjungan kejutan pada formulir yang ditunjuk, salinan yang harus tersedia untuk pengelolaan serta bawahan yang bersangkutan

Disiplin kredit selalu rentan, harus terus diperkuat melalui pengawasan. Pengawasan adalah proses mendeteksi kelalaian dan kesalahan dalam operasional. Manajemen harus memastikan bahwa program ini dilaksanakan sebagai dikte oleh kebijakan, dan mengidentifikasi daerah-daerah di mana tujuan tidak terpenuhi. Sebelum masalah apapun tumbuh menjadi masalah serius dan diadopsi sebagai adat dalam fungsi program, rencana tindakan yang tepat dan efektif harus dilaksanakan.

PPMK mempertahankan proses yang sangat intensif dan pengawasan yang rinci, yang melibatkan kunjungan ke pertemuan Rembug Pusat dan kegiatan lapangan (seperti pengesahan kumpulan) dan kunjungan ke rumah anggota untuk pemeriksaan penggunaan pembiayaan. Pengawasan juga melibatkan proses kerja di tingkat cabang, dimana fungsi keuangan dan manajemen utama terjadi.

Hal ini penting untuk menetapkan ekspektasi yang jelas dari Rembug Pusat maupun kantor cabang dan kemudian untuk melakukan pengawasan operasional tersebut. Untuk PPMK, sangat disarankan bahwa kebijakan pengawasan formal dan proses dikembangkan dari awal, untuk menjamin kualitas dan efisiensi operasional lapangan. Ini tidak boleh diasumsikan bahwa kehadiran seorang pengawas memadai untuk menciptakan dan memelihara disiplin di Rembug Pusat dan cabang, supervisor harus memiliki pedoman yang jelas dan tujuan dan mereka juga harus bertanggung jawab.

                                         B.              Formulir Pengawasan

Formulir pengawasan terdapat pada lampiran

                                         C.              Pentingnya Pengawasan Lapangan

Dalam PPMK ada enam bidang utama yang harus diawasi ketat di tingkat lapangan
1) Seleksi anggota
2) Latihan wajib kumpulan
3) Ujian pengesahan kumpulan
4) Pertemuan Rembug Pusat
5) Pemanfaatan Pembiayaan
6) Pemeriksaan passbook Anggota

Center Manager, Branch Manager dan Area Manager semua memiliki tanggung jawab khusus untuk memastikan bahwa masing-masing daerah dilakukan dengan sukses. Anggota, bersama dengan kumpulan dan ketua Rembug Pusat, juga memainkan peranan penting. Berikut ini adalah daftar rinci daerah-daerah penting, bersama dengan beberapa pedoman pengawasan untuk masing-masing. Spesifikasinya khusus untuk PPMK, dan garis besar langkah-langkah kunci dalam operasi lapangan.

Untuk setiap wilayah utama operasional lapangan, kebijakan dan proses pengawasan didefinisikan dalam panduan ini. Dan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: Siapa yang diharapkan untuk melakukan pengawasan? Seberapa sering? Apa yang mereka mengawasi? Apa pedoman untuk pengawasan itu?

1)       SELEKSI ANGGOTA

Merekrut anggota yang tepat berarti memastikan misi bmt itQan akan tercapai. Kumpulan dengan anggota yang cenderung untuk mencegah orang miskin untuk bergabung tidak sejalan dengan misi bmt itQan. Verifikasi visual tingkat kemiskinan calon anggota adalah penting dalam memastikan bahwa Center Manager menggunakan alat penargetan secara akurat dan menghindari menerima anggota yang tidak memenuhi syarat karena tekanan sosial dari masyarakat.

____________________________________________________________________

SIAPA YANG DIAWASI: CENTER MANAGER

Center Manager harus mengunjungi rumah dan menilai tingkat kemiskinan para calon anggota dengan verifikasi fisik. Jika calon anggota yang memenuhi syarat, sesuai dengan target PPMK, CM kemudian memotivasi mereka untuk membentuk kelompok.
____________________________________________________________________

FUNGSI PENGAWASAN:

ü  Branch Manager mengawasi pekerjaan CM dalam seleksi anggota. BM harus mengunjungi rumah para anggota baru untuk verifikasi fisik dari kedua informasi yang terkandung dalam alat penilaian kemiskinan yang dikelola oleh CM dan lain-lain yang diberikan oleh calon anggota selama pelatihan mereka. Dia harus memperhatikan keakuratan informasi dan membangun kapasitas staf melalui aplikasi yang tepat dari alat penargetan PPMK, jika perlu.

ü  Area Manager/COO di Area mengawasi Manajer Cabang dan Center Manager kunjungan secara pribadi ke rumah semua calon anggota kumpulan secara fisik memverifikasi mereka memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam program ini sebelum secara resmi diakui kumpulan.

2)       LATIHAN WAJIB KUMPULAN

Latihan wajib kumpulan yang efektif merupakan elemen penting dari program ini. Waktu, tenaga dan biaya melaksanakan pelatihan yang signifikan. Namun hal ini merupakan investasi penting dalam kesuksesan masa depan. Dengan demikian, setiap calon anggota harus benar-benar akrab dengan aturan dan tanggung jawab mereka.

____________________________________________________________________

SIAPA YANG DIAWASI: CENTER MANAGER (CM)

CM bertanggung jawab untuk melatih anggota baru dengan latihan wajib kumpulan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua anggota menjadi sepenuhnya terbiasa dengan aturan, prosedur dan kebijakan program sebelum mereka bergabung. CM melatih calon anggota selama 2 hari dengan durasin per hari 1 jam
____________________________________________________________________

FUNGSI PENGAWASAN :
PETUGAS PENGAWAS : BRANCH MANAGER (BM)

ü  BM harus mengawasi LWK yang dilakukan CM dan menghadiri setidaknya satu sesi pelatihan

ü  BM harus meninjau semua lembar kehadiran serta hasil penilaian kemiskinan yang terkandung dalam bentuk penargetan.

ü  BM harus mengunjungi rumah calon anggota setelah sesi LWK untuk memastikan kebenaran data

ü  BM harus memastikan bahwa semua calon anggota yang mengikuti LWK memahami isi pelatihan.

3)       UJIAN PENGESAHAN KUMPULAN

Ini adalah tahap terakhir dari kontrol kualitas. Tanggung jawab melakukan ujian pengesahan kumpulan diserahkan kepada Branch Manager, untuk memastikan calon anggota telah memahami isi materi LWK.

____________________________________________________________________

SIAPA YANG DIAWASI: CENTER MANAGER (CM)

Ini adalah tahap terakhir dari kontrol kualitas. Tanggung jawab melakukan ujian pengesahan kumpulan diserahkan kepada Branch Manager, untuk memastikan calon anggota telah memahami isi materi LWK.
____________________________________________________________________

FUNGSI PENGAWASAN :
PETUGAS PENGAWAS : BRANCH MANAGER (BM)

ü  Para Manajer Area (AM) atau Branch Manager (BM) bertanggung jawab untuk melaksanakan UPK untuk memastikan bahwa Center  Manager  telah melakukan Latihan Wajib Kumpulan dengan benar. Mereka harus melakukan tes lisan untuk mengevaluasi pengetahuan anggota kumpulan mengenai tanggung jawab mereka serta aturan dan peraturan program. Penekanan harus pada bertanya "mengapa" kebijakan program, aturan dan peraturan, sebanyak "apa."

ü  Surpervisor  harus meninjau catatan kehadiran dan uji kelayakan masing – masing anggota.

ü  Ketika sebuah kumpulan tidak disetujui, petugas harus menjelaskan mengapa dan membuat rekomendasi untuk pelatihan lebih lanjut.

4)       PERTEMUAN REMBUG PUSAT

Rembug Pusat adalah unit operasional utama dalam sistem PPMK. Kehadiran yang teratur harus didorong dan ditegakkan oleh semua anggota dan staf program. Rapat harus mengikuti proses  mekanisme yang telah ditentuka. Dengan cara itu, semua orang tahu apa yang diharapkan dan dapat berpartisipasi efektif. Supervisor melaksanakan
pengawasan pertemuan Rembug Pusat secara terperinci, karena disiplin Rembug Pusat selalu rentan. Branch Manager dan semua Supervisor lainnya harus memastikan bahwa tidak ada transaksi Rembug Pusat berlangsung di luar pertemuan.

Supervisor harus menulis pengamatan dan saran untuk perbaikan di Rembug Pusat / Cabang sebagai bentuk pengawasan. Setelah mengisi formulir (baik komponen Rembug Pusat dan komponen Cabang), harus disampaikan kepada Pimpinan Cabang dan salinannya harus diteruskan ke otoritas yang lebih tinggi (Area Manager).

____________________________________________________________________

SIAPA YANG DIAWASI: CENTER MANAGER (CM)

CM adalah staf yang mewakili bmt itQan pada pertemuan Pusat . Dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pejabat Rembug Pusat (Ketua Rembug Pusat, Wakil Ketua RP dan Ketua Kumpulan) dan anggota Rembug Pusat menghadiri pertemuan secara teratur dan tepat waktu, membayar angsuran pembiayaan mereka, tabungan, berpartisipasi dalam semua kegiatan Rembug Pusat  dan mengikuti semua peraturan yang berlaku.
____________________________________________________________________

FUNGSI PENGAWASAN :

a)       Petugas Pengawas: Branch Manager (BM)

ü  Branch Manager harus mengunjungi setiap Rembug Pusat setidaknya sekali per kuartal. Rembug Pusat yang mengalami kesulitan harus dikunjungi lebih sering. BM harus melakukan 60% sampai 80% dari kunjungan Rembug Pusatnya secara tak terjadwal.

ü  Branch Manager harus memastikan bahwa pertemuan Rembug Pusat dilakukan dengan benar dan disiplin Rembug Pusat ditegakkan.

ü  BM harus menggunakan bentuk pengawasan untuk membantu memandu proses ini untuk memberikan umpan balik tertulis kepada Center Manager.

b)       Petugas Pengawas :  Area Manager (AM) / Chief Operating Officer (COO)

ü  Setiap kali supervisor (AM / COO) mengunjungi Kantor Cabang untuk tujuan apapun, ia harus mengunjungi setidaknya dua Rembug  Pusat dari cabang itu.

ü  AM / COO harus mempertimbangkan pernyataan pemantauan cabang dalam mempersiapkan "Jadwal Kunjungan Rembug Pusat" dan harus melakukan itu secara mengejutkan.

ü  AM / COO harus menggunakan bentuk pengawasan tertulis untuk meninjau Rembug Pusat dan kinerja Center Manager, dan memberikan saran untuk perbaikan. Salinan harus diberikan ke BM untuk tindak lanjut.

5)       PEMANFAATAN PEMBIAYAAN

Pembiayaan harus dimanfaatkan untuk kegiatan / usaha yang menghasilkan pendapatan, untuk menjamin pembayaran kembali pembiayaan. Penggunaan pembiayaan yang buruk adalah penyebab utama masalah pembayaran. Jika modal pembiayaan tidak diinvestasikan dengan benar, tidak akan menghasilkan aliran pendapatan. Akibatnya, anggota kemungkinan besar akan menghadapi masalah menjaga jadwal pembayaran angsuran.

____________________________________________________________________
SIAPA YANG DIAWASI :  ANGGOTA REMBUG PUSAT

Anggota memiliki kewajiban menggunakan / memanfaatkan pembiayaan untuk modal kerja / usaha yang menghasilkan. Maka verifikasi pemanfaatan pembiayaan harus dilakukan agar tidak terjadi penyimpangan dalam pemanfaatan pembiayaan.
____________________________________________________________________

FUNGSI PENGAWASAN :
a) Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat

Ketua Kumpulan :

Ketua Kumpulan harus memverifikasi penggunaan pembiayaan anggota Kumpulannya melalui kunjungan rumah dan melaporkan temuannya kepada Ketua Rembug Pusat.

Ketua Rembug Pusat :

Ketua Rembug Pusat  juga harus melakukan pemeriksaan pemanfaatan pembiayaan oleh anggota dan mendiskusikan temuan selama pertemuan rutin  Rembug Pusat.

b) Supervisor :

Center Manager (CM) :

ü  CM harus mengunjungi rumah anggota atau tempat lain yang tepat untuk memverifikasi penggunaan pembiayaan dan memeriksa penerimaan untuk kegiatan yang disetujui. Dia harus memeriksa pemanfaatan pembiayaan 100% dari anggota barunya.

ü  CM harus membahas bagaimana anggota memanfaatkan pembiayaan mereka selama pertemuan Rembug Pusat.

Branch Manager (BM) :

ü  BM harus melakukan pemeriksaan penggunaan pembiayaan pada sebagian besar pembiayaan persentasenya lebih tinggi di awal tahun beroperasi dan kemudian kurang, sebagian staf dan anggota telah berpengalaman. Direkomendasikan minimal 60% dalam tiga tahun pertama.

ü  BM harus melakukan yang terbaik untuk memeriksa pemanfaatan pembiayaan rata-rata 25 anggota dari Rembug Pusat yang berbeda setiap minggu.

ü  BM juga harus mengawasi apakah CM memverifikasi penggunaan pembiayaan oleh anggota dengan memeriksa tanda tangan pada lembar supervisi.

ü  BM harus mendiskusikan penggunaan pembiayaan oleh anggota selama kunjungan rutin mereka.

Area Manager (AM) dan Chief Operating Officer (COO) :

ü  AM dan COO harus memeriksa penggunaan pembiayaan yang tak terjadwal.

ü  Tergantung pada berapa banyak cabang yang mereka awasi, AM / COO harus diberi jumlah anggota yang wajar untuk memeriksa setiap bulan.

6)       PEMERIKSAAN PASSBOOK ANGGOTA

Angka-angka keuangan harus dicatat dengan benar dalam buku simpanan selama pertemuan Rembug Pusat. Kesalahan yang umum, CM tidak mencatat setoran / penarikan pada buku simpanan atau format yang telah disediakan. Anggota yang menarik simpanannya tanpa buku tidak diperbolehkan dan penarikan dianggap tidak sah jika anggota tersebut tidak mengisi slip penarikan simpanan.

FUNGSI PENGAWASAN :

ü  Para Ketua Kumpulan dan Ketua Rembug Pusat harus membantu memeriksa buku simpanan anggota untuk memastikan semua transaksi diposting dengan benar di buku simpanan mereka.
 Semua buku simpanan harus diperiksa setiap bulan oleh Center Manager.

ü  Branch Manager harus memastikan semua buku simpanan telah diperiksa oleh CM.

ü  Branch Manager, Area Manager dan Chief Program harus memeriksa buku tabungan atas dasar sampel selama kunjungan ke Rembug Pusat.

                                        D.              Fungsi Pengawasan Branch Manager

Branch Manager memainkan salah satu peran pengawasan yang paling penting dalam PPMK. Sebagai BM  terutama bertanggung jawab untuk kinerja cabang, BM memastikan bahwa semua staf cabang sepenuhnya melaksanakan tanggung jawab mereka dan memenuhi semua sasaran kinerja. Fungsi pengawasan seorang BM berpusat pada pengawasan lapangan (Kinerja Center Manager) dalam pekerjaan CM dengan anggota baik di pertemuan Rembug Pusat dan diluar pertemuan, serta pekerjaan mereka di kantor cabang. Fungsi-fungsi pengawasan diuraikan sebagai berikut :

a)       Mengawasi pertemuan Rembug Pusat setiap hari (setidaknya dua Rembug Pusat)

b)       Periksa kas di tangan dan kas di bank setiap hari

c)       Menerima laporan lisan dari semua staf lapangan setiap hari tentang kinerja Rembug  Pusat

d)       Memeriksa penggunaan pembiayaan anggota

e)       Memastikan account yang up to date setiap hari

f)        Memastikan pemantauan register up to date setiap hari

g)       Periksa saldo tabungan mingguan

h)       Periksa saldo pembiayaan  mingguan

i)         Memantau kinerja staf secara teratur

j)         Memecahkan masalah segera setelah masalah muncul

                                         E.              Fungsi Pengawasan Area Manager

Dalam struktur organisasi bmt itQan, Kantor Area bertanggung jawab secara langsung untuk mengawasi Branch Manager dan secara tidak langsung  staf cabang (CM). Area Manager melakukan  fungsi pengawasan dengan mengunjungi cabang-cabang di bawah pengawasannya serta menghadiri pertemuan Rembug Pusat dengan sampling untuk setiap cabang yang dikunjungi. AM juga melakukan pemeriksaan acak pada
pemanfaatan pembiayaan anggota.

Pengawasan kantor cabang oleh Area Manager meliputi pemeriksaan keuangan dan operasional cabang, kinerja staf cabang dan pemecahan masalah dari masalah yang dihadapi oleh cabang. Di lapangan, fungsi pengawasan Area  Manager termasuk memastikan LWK yang memadai untuk anggota baru bergabung dengan program (melalui pelaksanaan UPK), penegakan disiplin Rembug Pusat (melalui kunjungan ke pertemuan Rembug Pusat), dan memastikan sasaran penerima manfaat (keluarga pra sejahtera / miskin) sedang dicapai oleh program (melalui kunjungan dengan anggota di rumah mereka dan tempat usaha mereka). Kegagalan untuk melaksanakan fungsi-fungsi regulasi dengan benar dan sepenuhnya terikat akhirnya menghasilkan penyimpangan, baik disengaja maupun tidak, yang tidak akan diperhatikan.

PERTEMUAN STAF CABANG

Pertemuan staf cabang menyimpulkan kunjungan pengawasan ke cabang oleh Pejabat Pengawas (yaitu, Chief Operating Officer, Area Manager atau Zonal Manager). Untuk memastikan hasil yang positif dari kunjungan, Supervisor harus memperhatikan hal berikut menjadi pertimbangan ketika melakukan pertemuan  cabang:

ü  Supervisor harus menciptakan lingkungan yang positif, agar semua staf dapat  berpartisipasi.

ü  Supervisor harus mendorong staf untuk berpartisipasi dalam diskusi dan memiliki kesabaran untuk mendengar pandangan mereka.

ü  Supervisor harus memuji cabang untuk setiap perkembangan positif atau prestasi.

ü  Supervisor harus membahas secara rinci temuan dari kunjungan Rembug Pusat dan observasi apapun pada keuangan dan operasional cabang.

ü  Supervisor harus meminta staf cabang memberi ide-ide tentang bagaimana mereka dapat berpartisipasi memperbaiki posisi cabang atau melaksanakan program baru (jika ada).

ü  Akhirnya, Supervisor harus menyimpulkan pertemuan dengan rencana aksi atas dasar temuan dan diskusi pada pertemuan tersebut. Branch Manager bertanggung jawab untuk menindaklanjuti rencana aksi dan mempresentasikan hasil pada kunjungan berikutnya dari Supervisor.